如何提高机关公文写作质量
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如何提高机关公文写作质量
“写作”不是“拿起笔来就写”这么简单，用系统观点看，写作是一个过程，
从大的方面看，这个过程由构思、草拟、修改等环节构成，不是一个单一动作，显
然是一套前后连贯的“组合拳”。笔者结合多年来参与机关文字材料起草的感悟和
从事文书写作教学的体会，感到提高公文写作水平应特别注意以下几个方面：
一、写好机关公文的重要意义
机关公文无小事，要真正提高写作能力，写好文章确实不是一件易事。希望大
家认识到写作公文的重要意义：一是法规性。机关公文，是机关在处理公务中形成
的具有法定效力和规范体式的文书，是保证机关各项工作有序高效运转的重要条
件，是机关履行职能的重要途径和形式，从而组织管理单位各级公务，对部门实施
领导的过程。做好机关公务处理工作，是正规化建设的重要内容。二是基本功。公
文写作是文字表达能力的重要形式，是机关干部必须掌握并具备的基本功，是机关
干部履行职责躲不过、绕不开的份内事，无论是领导还是科员，都离不开文字工
作。各级机关选人进人考察的重点就是文字功底，是机关干部必备的业务素质。三
是综合性。机关公文的写作过程也是锻炼和提高机关干部素质的过程，一份文件写
的好不好、及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是机关干部
思想水平、工作作风、业务能力强弱的重要标志。公文写作不单纯是写作的方法技
巧，而是机关领导、职能部门、工作人员的思想水平、工作经验、知识储备、文字
表达等各方面的综合反映。
二、机关的基本公文格式
（一）公文页边、版心尺寸与行间距
页面天头（上白边）为：37mm;页面订口（左白边）为：28mm;页面右白边为：
26mm;页面下白边为：35mm,版心尺寸为：156mmx225mm(不含页码）；段落行距为固
定值28 磅，如有特殊情况可自行设置。
（二）标题及正文
标题用“二号方正小标宋简体”标识，一般在版心上部居中位置排布。正文在
标题下另起一钉开始，中间行距为 1 行，每自然段第一行左侧空两个字（首行缩进 2
字符），回行顶格。正文最多可设四层小标题：①一级标题用“一、二、三”标
识，字体为“黑体”，字号为三号；②二级标题用“（一）、（二）、（三）”标
识（标识后不加标点符号），字体为加粗“楷体GB2312”，字号为三号。标题在段
落内，如“一是、二是、三是”，字体同标识一致；③三级标题
用“1.”、“2.”、“3.”标识（标识后不加标点符号），字体为加粗“仿宋
GB2312”，字号为三号。标题在段落内，如“一是、二是、三是”，字体同标识一
致；④四级标题用“（1)、（2)、（3)”或“①、②、③”标识（标识后不加标点
符号），字体同正文一致。
（三）署名
单一机关制发的公文，署名位于正文右下方，成为日期（一般为三号“仿宋
GB2312”字体，标出年、月、日，统一用阿拉伯数字）在署名正下方适当位置标
识；需要印章时，印章图案摆正，在单位署名与成文日期正中央、距正文下侧一行
左右距离处下压。
（%1 ）无正文说明
机关在印发对下红头文件或对上请示报告时，正文排完版后所剩空白处不足以
排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号“仿宋
GB2312”字体在空白页面天头第三行居左处空2 字符，标识“（此页无正文）”字
样。
（五）页码
页码用四号宋体阿拉伯数字标识，一般置于我们所用A4 型纸版心下边缘之下一
行，数字左右各插入一条水平条（在特殊符号中选择），水平条距数字一个半角空
格，例如：“-1-”，水平条和数字均用四号宋体标识，页码距离页脚底端23mm。页
码自公文首页开始标识；双面打印时，奇数页码置于页脚最右侧，偶数页码置于页
脚最左侧。
（%1 ）附件
附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。附件一般用三号黑体字在附件内
容左上角第一行项格标识“附件（或带序号）”字样，如附件与公文主件不能一起
装订，可单设页码。附件后面不加标点符号，附件项目多时可在附件后加阿拉伯数
字编号。
（%1 ）装订
公文应当左侧装订，不掉页，不错页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平
整、不空。任意两页页码位置误差不超过4mm.装订的订位为两个，A4 型纸两钉外侧
订眼距纸上下各位 70mm,允许误差不超过4mm,距左侧距离为 10mm,允许误差不超过
3mm。
三、拟写公文容易出现的问题
通常公文内容上容易出现的问题主要有七个：①贪大求全，泛泛而谈。就是写
了很多，却没写到点上。②重复雷同，千人一面。就是天下文章一大抄，没有具体
的指导性。③说理肤浅，苍白无力。就是逻辑简单，没有考虑周全，不能服人。④
缺少素材，内容干瘪。就是内容大而化之，空对空、走形式，没有干货。⑤空泛议
论，对策不力。就是纸上谈兵，没有掌握实情，各类措施针对性不强。⑥枯燥呆
板，缺乏文采。就是不使用专业术语，文字不优美，文字水平太低。⑦粗疏马虎，
时有差错。就是内容不准确，有低级错误，跟实际情况不符。而在格式中易出差错
的地方主要有七个：①正文以外部分易出差错。在校对中，往往比较注意正文部
分，却容易忽视标题、发文字号、落款、日期等方面，以致造成差错。②错别字。
字形笔画相似、读音相似的字易出差错。比如己与已、拔与拨、值与执等，极易混
淆。③人名易出差错。有的命令和通令中常出现人名差错，主要原因或是起草人员
凭平日印象撰写，校对时粗心大意。④接转之处易出差错。页与页、段与段、句与
句的起承接转，如不认真校对，往往漏字或重复。⑤公文结构层次序数号易出差
错。有些公文内大标题套小标题，段落多，容易出现错用序数号或漏掉、重复的差
错。⑥间距易出差错，
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如何提高机关公文写作质量“写作”不是“拿起笔来就写”这么简单，用系统观点看，写作是一个过程，从大的方面看，这个过程由构思、草拟、修改等环节构成，不是一个单一动作，显然是一套前后连贯的“组合拳”。笔者结合多年来参与机关文字材料起草的感悟和从事文书写作教学的体会，感到提高公文写作水平应特别注意以下几个方面：一、写好机关公文的重要意义机关公文无小事，要真正提高写作能力，写好文章确实不是一件易事。希望大家认识到写作公文的重要意义：一是法规性。机关公文，是机关在处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是保证机关各项工作有序高效运转的重要条件，是机关履行职能的重要途径和形式，从而组织管理单位各级公务...
